Dua hari belakangan ini, saya melakukan backup data pada PC kerja saya yang sudah hampir 5 tahun tidak saya backup datanya. Semua data yang ada di situ ternyata udah campur aduk tidak karuan, bahkan ada yang dobel alias ada file yang sama namun pada folder yang berbeda.
Setelah saya amati dari pengalaman saya tersebut, berikut ini adalah tips-tips yang berhubungan dengan file management:
Konsisten. Sebisa mungkin membuat suatu pengelompokan file ‘sekaku’ mungkin, dan unique sehingga tidak terjadi kesalahan dalam menempatkan / menyimpan file tersebut. Misalnya : sebuah folder dengan nama ‘Data’ adalah nama yang sangat umum sekali sehingga, memberikan justifikasi kepada kita untuk dapat memasukkan file apa saja. Pokoknya data! Boleh saja digunakan folder dengan nama ‘Data’, tetapi di dalamnya harus ada folder-folder lainnya yang lebih spesifik.
Temporary folder. Usahakan selalu membersihkan isi dari temporary folder dalam waktu tertentu (sehari sekali atau satu minggu sekali, jangan seperti saya — 5th sekali 🙁 ) , dan memindahkan isi dalam folder tersebut ke dalam folder yang sesuai. Hal ini selain dapat mengurangi space penyimpanan (Hard disk), juga menjamin konsistensi antara isi (file) dengan foldernya.
Archieve / Compressed file. File-file archive (*.zip, *.rar, *.tar dll) yang sudah tidak terpakai, misalnya source file hasil download dari internet yang sudah di extract atau diinstall, sebaiknya dihapus. Sebaliknya, file-file yang jarang diakses ada baiknya di compress sehingga hard-disk dapat bernapas lebih lega (maksudnya yang punya hard-disk).
Inspeksi. Sering-seringlah jalan-jalan di folder-folder yang ada. Jika menemukan ada sesuatu yang janggal, misalnya adanya duplikasi file antar folder, adanya file yang sudah tidak up to date, file yang salah tempat, segera lakukan tindakan, misalnya dengan menghapus, atau memindahkan ke tempat semestinya.
Mungkin dengan memperhatikan tips-tips di atas dapat menjadikan pekerjaan kita lebih efisien, lebih mudah mencarinya jika kita memerlukan file tertentu, dan bisa hemat space.
Memang sih space relative tidak menjadi masalah dalam hal harga, tetapi waktu yang dibutuhkan sangatlah berharga.
Contohnya, hari ini saya melakukan burn (bahasa yang tepat apa ya? pembakaran? 🙂 file-file backup ke media CD. Karena begitu banyaknya file dan beraneka ragam isinya, saya harus mengelompokkan dan butuh waktu agar file-file tersebut daat tersimpan ke CD dengan efisien. (1 cd maksimum 700 MB).
Begitulah. Mungkin ada yang punya tips / best practice lain yang lebih oke?
Hehehe.. saya jadi malu sendiri pas mau tekan tombol publish. Ini tulisan dimasukkan ke kategori apa ya? Sepertinya pembuatan kategori di blog ini kurang oke.. :maludeh